Politique de confidentialité

Cette politique décrit comment iGenda collecte, utilise et protège les données personnelles, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation belge applicable. Elle couvre le site igenda.pro, le back-office des commerçants, les pages publiques des commerces qui en ont une (page de réservation, module intégré, espace « Mes rendez-vous ») et les emails, fichiers de calendrier et pages de gestion de rendez-vous.

1. Qui est responsable de vos données ?

Le rôle d’iGenda dépend de votre situation :

• Vous êtes un commerçant utilisateur d’iGenda, ou un collaborateur qu’il a invité : iGenda (Nicolas Dekeyser, contact@igenda.pro) est responsable du traitement des données de votre compte (compte de connexion, informations et page publique du commerce), de l’abonnement et de la facturation.
• Vous êtes client d’un commerce qui utilise iGenda (réservation en ligne, rendez-vous pris directement auprès du commerce, espace « Mes rendez-vous ») : le commerce est responsable du traitement de vos données ; il décide de leur usage et de leur durée de conservation dans son fichier clients. iGenda agit comme sous-traitant : il traite ces données pour le compte du commerce, selon ses instructions et dans le cadre d’un accord de traitement des données (article 28 du RGPD). Pour exercer vos droits, adressez-vous en priorité au commerce ; iGenda lui transmet sans délai toute demande reçue directement. Il en va de même pour les membres de l’équipe d’un commerce, enregistrés par celui-ci dans son agenda.
• Dans tous les cas, iGenda est responsable du traitement des données techniques qu’il utilise pour ses propres besoins : sécurité de la plateforme et prévention des abus (limitation du nombre de demandes, protection contre les robots, liste d’exclusion et plafonds d’envoi des emails), journaux techniques et surveillance des erreurs.
• Vous écrivez à iGenda ou signalez une page : iGenda est responsable du traitement.
• Vous visitez le site iGenda (pages d’information, tarifs, aide, contact, pages légales, connexion et inscription) : iGenda est responsable du traitement de la mesure d’audience réalisée avec votre accord.

iGenda n’a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO) : ses activités ne remplissent pas les conditions de l’article 37 du RGPD (pas de suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle, pas de traitement à grande échelle de catégories particulières de données). Point de contact unique : contact@igenda.pro.

2. Quelles données sont collectées ?

• Commerçants : nom, adresse email, mot de passe (haché, via Firebase Authentication — jamais accessible en clair) ou, en cas de connexion avec Google, le nom, l’adresse email et, le cas échéant, la photo de profil du compte Google ; informations du commerce (nom, adresse, téléphone et email publics, numéro d’entreprise (BCE) facultatif, horaires, services, photos et logo optionnels) ; informations légales (dénomination, forme juridique, adresse de l’établissement, email), publiées sur sa page « Informations légales » ; lieu de réception (établissement, domicile, déplacements ou à distance), zone de déplacement et liens de visio éventuels, état de la page publique ; données d’abonnement. L’adresse d’un commerçant qui reçoit chez lui n’est jamais publiée (seule la ville l’est) : elle n’est communiquée qu’au client qui a envoyé une demande ou une réservation, sauf s’il en fait l’adresse de son établissement (informations légales).
• Signaux de prévention des abus (commerçants), enregistrés à l’inscription : une empreinte de l’adresse IP (jamais l’adresse en clair), une clé dérivée de l’adresse email (en minuscules, sans les variantes du type « nom+1@ »), le numéro de téléphone du commerce, l’identifiant Google du lieu si l’adresse a été choisie parmi les suggestions, et le mode d’inscription (email ou Google). S’y ajoutent, le cas échéant, les décisions de modération (suspension, motif, date) et le badge « Commerce vérifié ».
• Collaborateurs invités par un commerçant : nom, adresse email et rôle dans le compte du commerce.
• Membres de l’équipe d’un commerce : nom ou libellé, couleur dans l’agenda, prestations, horaires et lien de visio éventuel, enregistrés par le commerce ; le nom est affiché sur la page publique quand le client choisit avec qui réserver.
• Clients des commerces : nom, numéro de téléphone et adresse email (nécessaires pour réserver en ligne) ; rendez-vous (prestation, date, heure, membre de l’équipe, prix, statut, présence ou absence, format : sur place, en visio ou par téléphone) ; le cas échéant, le message transmis lors de la réservation, les notes et étiquettes que le commerce ajoute à votre fiche, des statistiques calculées à partir de vos rendez-vous (nombre, montant, premier et dernier rendez-vous) et le blocage de la réservation en ligne décidé par le commerce ; l’adresse du rendez-vous lorsque le commerce se déplace ; pour un rendez-vous à distance payant, la demande expresse (date, version du texte) et la rétractation (date, déclaration, email de l’accusé) ; pour une réservation en ligne, une empreinte de l’adresse IP depuis laquelle elle a été faite (jamais l’adresse en clair), qui sert seulement à réserver l’affichage de la page de confirmation à cette connexion.
• Personnes qui nous écrivent (formulaire de contact ou email à contact@igenda.pro) : nom, adresse email, sujet et contenu du message, et pour un signalement l’adresse de la page signalée.
• Visiteurs du site iGenda, avec leur accord (mesure d’audience) : pages consultées, site de provenance, type d’appareil et de navigateur, pays ou région approximatifs, durée de la visite et identifiant aléatoire du cookie de mesure (Google Analytics). Jamais sur les pages des commerces, l’espace client ni le back-office.
• Données techniques : adresse IP (sécurité et limitation d’abus ; pour compter les demandes, seule une empreinte de l’adresse est enregistrée, jamais l’adresse en clair), journaux techniques (adresse IP, adresse de la page demandée, navigateur), erreurs techniques, données de session, journal d’envoi des emails (type d’email, date, résultat et empreinte de l’adresse du destinataire, jamais l’adresse ni le contenu), liste d’exclusion des envois (empreinte d’une adresse dont un email a été refusé définitivement ou signalé comme indésirable, pour ne plus lui écrire) ; informations de connexion d’une Visio iGenda (dont les adresses IP).
• Données de paiement : traitées exclusivement par Stripe. iGenda ne stocke aucun numéro de carte bancaire.

3. Pour quelles finalités et sur quelles bases légales ?

• Création et gestion du compte commerçant et des accès de ses collaborateurs, fourniture du service (dont la Visio iGenda) — exécution du contrat (conditions générales d’utilisation)
• Réservation en ligne par un client et emails qui s’y rapportent (confirmation, rappel, annulation, déplacement, lien d’une visio, rétractation), pour le compte du commerce — exécution du contrat entre le client et le commerce (ou mesures précontractuelles prises à la demande du client). La case à cocher du formulaire de réservation confirme que vous avez été informé de cet usage de vos coordonnées ; elle n’en est pas la base légale. L’adresse d’un rendez-vous chez le client sert uniquement à ce que le commerce s’y rende ; elle n’est jamais publiée. Demande expresse et rétractation d’un rendez-vous à distance payant : obligation légale du commerce.
• Garde-fous de la réservation en ligne, appliqués pour le compte du commerce : au plus 3 rendez-vous en ligne à venir par adresse email ou numéro de téléphone chez un même commerce ; une réservation passe en confirmation par le commerce si le client a manqué au moins 2 rendez-vous chez lui au cours des 12 derniers mois, ou en cas d’afflux inhabituel de réservations — intérêt légitime du commerce à prévenir les rendez-vous non honorés et les fausses réservations. Aucune décision n’est fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l’article 22 du RGPD : vous pouvez toujours contacter directement le commerce, qui décide.
• Gestion des abonnements et de la facturation — exécution du contrat et obligations légales (notamment comptables)
• Sécurité, prévention des abus et de la fraude (limitation de débit, App Check/reCAPTCHA, liste d’exclusion et plafonds d’envoi des emails, journaux de sécurité, surveillance des erreurs) et sauvegardes de la base de données — intérêt légitime à protéger le service, ses utilisateurs et leurs données
• Prévention des abus, de la fraude et de l’usurpation de commerces : confirmation de l’adresse email avant la mise en ligne d’un compte, signaux d’inscription permettant de repérer les comptes créés en masse ou en double, revue manuelle des commerces nouvellement mis en ligne (résumé quotidien adressé à iGenda : nom, ville, lieu de réception, état et adresse de la page, téléphone, numéro d’entreprise éventuel et mode d’inscription ; jamais l’adresse d’un domicile), suspension d’un commerce et badge « Commerce vérifié » — intérêt légitime à protéger les clients, les commerçants et la plateforme contre la fraude et l’hameçonnage
• Réponse aux messages adressés à iGenda (formulaire de contact ou email à contact@igenda.pro) — intérêt légitime à traiter la demande reçue ; pour un commerçant ou un futur client, mesures précontractuelles prises à sa demande
• Traitement des signalements de pages frauduleuses ou illicites, information de leur auteur et du commerçant concerné — obligation légale (règlement (UE) 2022/2065 sur les services numériques, articles 16 et 17)
• Mesure d’audience du site iGenda (Google Analytics), pour savoir comment il est consulté et l’améliorer — consentement, demandé par un bandeau et retirable à tout moment avec « Gérer les cookies » (voir la politique de cookies)

iGenda n’effectue aucune prospection commerciale vers les clients des commerces et ne revend aucune donnée.

4. Qui reçoit les données ?

Chez iGenda, seul l’éditeur accède aux données, et seulement si c’est nécessaire (assistance demandée par un commerçant, sécurité, traitement d’un signalement, obligation légale). Les données d’un commerce sont visibles par ce commerce et les membres de son équipe ; aucun autre commerce n’y a accès.

iGenda s’appuie sur les prestataires suivants (sous-traitants), liés par des engagements de protection des données :

• Google Cloud / Firebase (Google, Irlande) — hébergement du site, base de données, fichiers, sauvegardes, authentification et journaux techniques. Base de données en Belgique (europe-west1), serveur applicatif aux Pays-Bas (europe-west4). Les comptes de connexion (Firebase Authentication) et les journaux techniques relèvent de services mondiaux de Google et peuvent être traités hors de l’Union européenne.
• Google reCAPTCHA Enterprise (Google, Irlande) — protection contre les abus automatisés sur les pages de connexion, d’inscription et d’invitation, l’assistant de démarrage, le back-office et le tunnel de réservation, ainsi qu’au moment de l’envoi du formulaire de contact et de la demande d’accès à l’espace client.
• Google Analytics (Google Ireland Limited) — mesure d’audience du site iGenda, seulement après votre accord ; signaux Google et personnalisation publicitaire désactivés. Jamais sur les pages des commerces, l’espace client ni le back-office.
• Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlande) — paiement des abonnements et factures (nom du commerce, adresse email, moyen de paiement). Pour la prévention de la fraude et ses propres obligations légales, Stripe agit comme responsable du traitement distinct.
• Resend (États-Unis) — envoi des emails, depuis des serveurs situés en Irlande. Resend conserve l’adresse du destinataire et le contenu des emails pendant une durée limitée.
• Sentry (Functional Software, Inc., États-Unis) — surveillance des erreurs techniques sur toutes les pages, en production ; données hébergées dans l’Union européenne (Allemagne).
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., États-Unis) — serveur STUN de la Visio iGenda et, le cas échéant, relais (TURN) qui transmet des paquets chiffrés qu’il ne peut pas lire (adresse IP et port de chaque appareil).
• Mailgun (Mailgun Technologies, Inc., États-Unis) — réception des messages adressés à contact@igenda.pro et transfert vers la boîte de réception d’iGenda, traités aux États-Unis.
• Google (Gmail) — boîte de réception d’iGenda, où arrivent les messages adressés à contact@igenda.pro, les réponses aux emails du service et les éléments de modération.

Les emails liés aux rendez-vous sont envoyés par iGenda au nom du commerce (expéditeur « Nom du commerce via iGenda ») : si vous répondez à l’un d’eux, votre réponse est adressée directement au commerce, à l’adresse email de contact affichée sur sa page ou, à défaut, à celle qu’il a choisie pour ses notifications, sans passer par iGenda. De même, la réponse du commerçant à un email qui l’informe d’une réservation, d’une demande, d’une annulation ou d’un déplacement par un client est adressée directement à ce client. À défaut d’adresse utilisable, la réponse parvient à iGenda, qui la transmet au destinataire concerné puis la supprime.

Rendez-vous à distance. Avec la Visio iGenda, l’image et le son passent directement d’un appareil à l’autre, chiffrés, sans passer par les serveurs d’iGenda ; rien n’est enregistré. À défaut de connexion directe, ils peuvent passer par un relais de Cloudflare. Pour établir la connexion, chaque appareil reçoit par iGenda l’adresse IP de l’autre, que Cloudflare reçoit aussi. Avec l’outil propre du commerce, son éditeur traite vos données selon ses règles et ses accords avec le commerce. Un lien personnel d’iGenda vous mène à la visio, uniquement pour un rendez-vous confirmé, de 15 minutes avant l’heure du rendez-vous à 30 minutes après sa fin ; sans adresse email, le commerce vous transmet lui-même le lien. Par téléphone, le commerce vous appelle au numéro donné ou vous communique le sien.

Google Maps Platform (Google Ireland Limited) n’est pas un sous-traitant : Google y agit comme responsable du traitement distinct, selon ses propres règles.

• Places — suggestions d’adresse pendant l’inscription d’un commerçant : le texte saisi dans le champ d’adresse est envoyé à Google pour proposer des adresses.
• Maps — carte sur la page publique d’un commerce qui reçoit dans un établissement, chargée uniquement après un clic sur « Afficher la carte » (« Kaart tonen » sur une page en néerlandais). Avant ce clic, aucune donnée n’est envoyée à Google Maps ; après, Google reçoit notamment votre adresse IP et l’adresse du commerce, et peut déposer ses propres cookies. Le lien « Itinéraire » ouvre Google Maps dans un nouvel onglet, seulement si vous cliquez dessus. L’adresse d’un rendez-vous chez le client n’est envoyée à Google Maps que si le commerçant ouvre l’itinéraire.

Les icônes (Hugeicons) et les polices de caractères sont intégrées au site et servies par iGenda lui-même : leur affichage n’envoie aucune donnée à un tiers, et Hugeicons n’est donc pas un sous-traitant.

Transferts hors de l’Union européenne. Lorsque des données sont traitées aux États-Unis (Google, Stripe, Resend, Sentry, Mailgun, Cloudflare), le transfert repose sur la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 (cadre de protection des données UE–États-Unis) pour les prestataires certifiés, et à défaut sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Une copie de ces garanties peut être obtenue en écrivant à contact@igenda.pro.

5. Combien de temps les données sont-elles conservées ?

• Données de compte commerçant : pendant la durée d’utilisation du service ; la suppression du compte les efface, ainsi que les rendez-vous, le fichier clients et les fichiers du commerce.
• Données de facturation (chez Stripe : nom du commerce, adresse email, factures) : conservées après la clôture du compte pendant la durée légale de conservation des pièces comptables et fiscales.
• Données des clients d’un commerce, empreinte de l’adresse IP d’une réservation en ligne, demande expresse et rétractation comprises : tant que le commerce, responsable du traitement, les garde dans son fichier clients, et au plus jusqu’à la suppression de son compte. Le commerce peut supprimer une fiche client à tout moment ; ses rendez-vous passés sont alors anonymisés. L’adresse d’un rendez-vous chez le client suit ce rendez-vous et est effacée avec la fiche du client.
• Messages reçus par le formulaire de contact ou à contact@igenda.pro, signalements compris : 12 mois au plus — suppression automatique dans la base de données, et suppression chaque mois des copies de plus de 12 mois dans la boîte de réception d’iGenda.
• Mesure d’audience : données liées à l’identifiant d’un visiteur, 14 mois au plus dans Google Analytics (au-delà, seules des statistiques globales sans identifiant subsistent) ; cookies de mesure, 13 mois au plus après la dernière visite, supprimés dès le retrait de l’accord.
• Signaux de prévention des abus, décisions de modération et badge « Commerce vérifié » : pendant la durée de vie du compte, puis suppression avec lui.
• Journal de modération (date, page, motif, éléments de preuve, décision) et pièces fournies lors d’une contestation, d’une vérification ou d’une demande de récupération d’adresse : 12 mois après la décision ou la clôture du compte concerné, plus longtemps uniquement en cas de litige.
• Journal des actions de l’éditeur sur les commerces et sur la liste d’exclusion des envois (date, commerce ou empreinte partielle de l’adresse, action, motif d’une décision de modération) : 12 mois, puis suppression automatique.
• Adresse de la page d’un commerce supprimé (par exemple igenda.pro/nom-du-commerce) : réservée 12 mois avec le seul identifiant technique du commerce, pour qu’aucun tiers ne la reprenne, puis supprimée automatiquement.
• Compte commerçant dont l’adresse email n’a jamais été confirmée et dont l’inscription n’a pas été terminée : un rappel est envoyé par email au 7ᵉ jour ; sans suite, le compte peut être supprimé à partir du 14ᵉ jour, et au moins 7 jours après ce rappel.
• Résumé quotidien des commerces nouvellement mis en ligne : 12 mois au plus dans la boîte de réception d’iGenda.
• Liste d’exclusion des envois (empreinte de l’adresse) : tant que les envois vers cette adresse doivent rester bloqués ; elle est retirée sur simple demande.
• Compteurs de limitation d’abus (empreinte de l’adresse IP) : une heure, puis suppression automatique (au plus tard dans les 24 heures qui suivent). Compteurs d’emails envoyés à une même boîte de réception (empreinte de l’adresse) : deux jours, puis suppression automatique.
• Invitations de collaborateurs (adresse email de la personne invitée, rôle proposé) : 7 jours, puis suppression automatique ; l’invitation acceptée devient un accès au compte du commerce.
• Notifications du back-office (nom du client, prestation, date) : 90 jours, puis suppression automatique.
• Visio iGenda : informations de connexion (dont les adresses IP), 2 heures après la fin du rendez-vous, puis suppression automatique (au plus tard dans les 24 heures qui suivent) ; statistiques de qualité des appels, sans identifiant ni adresse IP, dans les journaux techniques.
• Journal d’envoi des emails : 90 jours, puis suppression automatique (au plus tard dans les 24 heures qui suivent) ; supprimé avec le compte du commerce concerné.
• Journaux techniques (dont l’adresse IP et l’adresse des pages demandées) : 30 jours ; erreurs techniques (Sentry) : 90 jours au plus.
• Sauvegardes : la base de données est sauvegardée chaque jour, chaque sauvegarde est conservée 7 jours, et une restauration à un instant précis est possible sur les 7 derniers jours. Une donnée supprimée (par exemple à la clôture d’un compte) disparaît donc aussi des sauvegardes au plus tard 7 jours après sa suppression. Les sauvegardes ne servent qu’à restaurer le service après un incident.

6. Quels sont vos droits ?

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données. Pour les exercer : contact@igenda.pro (un justificatif d’identité peut être demandé en cas de doute raisonnable). Si vous êtes client d’un commerce, adressez-vous en priorité à ce commerce (voir section 1). iGenda répond dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement (mesure d’audience), vous pouvez le retirer à tout moment, sans effet sur la licéité du traitement effectué avant ce retrait. Le nom, le numéro de téléphone et l’adresse email sont nécessaires pour réserver en ligne, ainsi que l’adresse du rendez-vous lorsque le commerce se déplace chez vous ; sans eux, vous pouvez toujours prendre rendez-vous directement auprès du commerce.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be.

7. Cookies

iGenda utilise des cookies et traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du service : cookie de session sécurisé (authentification des commerçants et de leurs collaborateurs), cookie de session de l’espace client « Mes rendez-vous » (7 jours, ouvert par un lien reçu par email) et jetons de sécurité (protection anti-abus). Ces cookies essentiels sont exemptés de consentement. Sur le site iGenda seulement (pages d’information, tarifs, aide, contact, pages légales, connexion et inscription), des cookies de mesure d’audience (Google Analytics) sont déposés uniquement avec votre accord, demandé par un bandeau ; vous pouvez le retirer à tout moment avec « Gérer les cookies », en bas de page. Aucun cookie publicitaire n’est utilisé. La liste complète des cookies et traceurs, leur durée et la façon de gérer vos choix figurent dans la politique de cookies.

La carte Google Maps d’une page de commerce n’est pas chargée par défaut : Google Maps n’est contacté, et ne peut déposer ou lire ses propres cookies, qu’après votre clic sur « Afficher la carte ». Sans ce clic, la page n’établit aucune connexion avec Google Maps. La Visio iGenda n’ajoute aucun cookie ; une visio dans l’outil propre du commerce s’ouvre sur son site ou dans son application, avec ses propres cookies.

8. Sécurité

Les données transitent exclusivement en HTTPS. L’accès aux données de chaque commerce est strictement cloisonné. Les mots de passe sont hachés et ne sont jamais stockés en clair. Les liens de gestion de réservation envoyés par email sont signés cryptographiquement et limités dans le temps. La base de données est protégée contre la suppression accidentelle et sauvegardée quotidiennement (section 5).

9. Évolution de cette politique

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de dernière mise à jour figure en haut de page ; toute modification importante est annoncée aux commerçants par email.